語音郵件服務器可以向用戶發送電子郵件或短信,以便他們知道他們有新的語音郵件。許多服務器都是為保存信息和將數據從一個目的地路由到另一個,語音郵件服務器同時執行這兩個任務。該服務器必須能夠同時容納數百(如果不是數千)封語音郵件,特別是對于擁有大量員工的大公司。語音郵件對于用戶可能是必需的,特別是在員工經常通過語音郵件接收訂單或客戶請求的業務中,因此服務器必須能夠安全地保存文件,而不會意外地刪除它們。
使用虛擬語音郵件,不需要家庭答錄機或具有語音信箱功能的辦公室電話系統為了將文件路由到正確的位置,大多數語音郵件服務器應用程序都包含多個單獨的收件箱,每個員工或部門一個,具體取決于業務的操作方式。使用單獨的收件箱可以確保每個人都能以最小的問題收到語音郵件。這也使管理員更容易操作,因為手動路由語音郵件可能需要數小時,而且如果不列出進入系統的每個語音郵件,可能會非常困難。語音郵件基本上是錄制的音頻文件。在錄制語音郵件之后,語音郵件服務器將它們轉換成一般的音頻文件,大多數手機或計算機無需特殊軟件就可以播放這些文件。音頻文件上通常會加鎖和加密,以保護消息不受黑客攻擊當語音郵件服務器接收到新的語音郵件時,它通常會通過電子郵件或文本消息提醒收件箱的所有者。服務器不僅能夠向許多設備發送警報,但是許多設備可以用來訪問語音郵件服務器,任何可以訪問Internet的設備都可以用來檢索和播放來自此服務器的語音郵件,這使得用戶更容易聽到自己的消息
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