學校記錄只能在教育者在場的情況下進行審查。但是,也有例外情況允許學校在未經家長許可的情況下發布學生的記錄。例如,如果孩子要轉到新學校,他或她的公立學校記錄可以公布給新學校。學生的公立學校記錄也可以提供給有學術興趣的學校管理人員或其他教育官員,以用于對學校進行審計或評估。
通常只允許學校官員和孩子的父母這樣做閱讀他們的公立學校記錄。學術記錄也可以交給與學生經濟資助有關的組織。為學校進行研究的團體或確定學校認證的團體也可以臨時查閱學生的檔案。學校成績也可以在交給他們時交給他們根據當地法律,學生成績也可以交給少年司法系統內的政府官員。除了教育記錄外,經家長同意,學校可能會披露學生的個人信息,這些信息包括學生的姓名、地址、電話號碼、出生日期、學術榮譽和出勤率一般來說,學校必須把這個目錄信息告訴家長,并給家長時間要求學校不要公布這些信息。基本的目錄信息,如學生的姓名、地址和電話號碼,可能會被釋放給軍事招募人員。學生家長可以選擇不披露。軍事招募人員通常需要獲得與大學或潛在雇主相同的高中記錄訪問權限。在美國,家庭教育權利和隱私法案(FERPA)保護學生教育記錄的隱私。該法律適用于所有從美國教育部獲得資金的學校。學生的監護人控制學生記錄的隱私權,直到學生18歲或上高等教育為止獲得隱私權。
當孩子轉學到新學校時,她或他的公立學校記錄通常會交給新學校。
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