美國國稅局（IRS）W-9表格通常用于收集有關美國獨立承包商或自由職業者的相關信息。該表格為公司和商業人士提供了一種官方途徑，以確保他們支付的人員的身份信息。公司在需要提交文件時使用他們收集的信息向IRS提供表格，并向承包商提供信息表格。雇傭獨立承包商的公司會為每個承包商保存一份表格。有時支付利息和股息的金融機構也會使用W-9表格。
W-9表格是為自由職業者和合同員工提交的一種納稅表格。
正確使用W-9表格的方式取決于使用者的角色。如果公司雇用獨立承包商或自由職業者，則會提供表格發給其雇傭的每個承包商。一旦承包商填寫并返回公司，該表格將保存在公司的文件系統中。如果承包商搬遷或經歷其他變化，包括企業名稱的變更，他應該完成一個新的W-9。
備用預扣稅指的是個人的百分比；必須支付給國稅局的工資。
如果使用W-9表格的人是獨立承包商或自由職業者，他的工作是填寫表格，在表格上簽名并注明日期，然后將其返回給要求它的公司。這包括在他的納稅申報表和他的公務上提供他的全名名稱，如果他使用一個。獨立承包商也應該選擇他的商業組織類型例如，一個人誰是他的企業的獨資企業主或一個單獨的自由職業者通常會勾選"個人/獨資企業主"復選框。此外，還有公司、合伙企業和有限責任公司的復選框。
下一步，承包商提供其完整的地址和社會保險號碼。如果他有雇主識別號（EIN），他可以提供該號碼，而不是社會保險號碼。如果該個人免于備用預扣稅，他也會勾選標記為"免稅收款人"的方框。
填寫W-9表格的下一步是簽署表格。當一個人簽署此表格時，他證明他不受備用預扣稅的約束。如果一個人要繳納備用預扣稅，向他付款的公司代表美國國稅局扣繳其28%的款項。如果表格上提供的信息與國稅局的記錄不符，可能會發生這種情況。如果個人欠繳稅款并被通知要進行備用預扣，也可能會被扣繳稅款。
填寫W-9表格需要社會保險號碼。