1842年，蘇格蘭鐘表匠亞歷山大貝發明了傳真機或傳真機。它由一臺機器組成，可以翻譯電報信號，并將這些信號作為圖像復制到紙上。從那時起，傳真機已經發展成為一種精密的通信媒介，能夠轉換將圖像轉換成電子和數字數據信號，通過電話線傳輸，并將這些信號重新配置成紙張或膠片上的原始圖像。傳真機能夠解釋和傳輸圖像、文本、照片、圖紙，書面文字甚至整個地圖。全世界的企業都依賴傳真技術來加快對時間和安全敏感的重要文檔的傳輸。
傳真機是分發的主要來源傳真機。
傳真機是分發傳真的主要來源，它通過掃描文件并將其復制成位圖圖像來工作。然后傳真機將圖像編碼成電子或數字信號，并通過電話網絡發送到另一臺傳真機。另一端，接收傳真機將解釋電子或數字信號，將其轉換回位圖數據，并將原始圖像打印在紙上。傳真機的用戶通過使用分配給傳真機的電話號碼來實現這一點，把傳真傳送到另一臺傳真機上，根據文件的大小和頁數，這個過程通常只需幾分鐘就可以完成
隨著互聯網的出現，傳真機面臨著其他技術進步帶來的一些嚴峻挑戰，這些技術進步使得文件可以在線發送。一個簡單的方法是部署掃描儀掃描文件，并使用電子郵件將文件作為附件發送。然而，安全性有時是一個問題，尤其是在未加密的平臺上。因此，一些企業仍然依賴傳真來幫助減輕與未加密平臺相關的危險，這些平臺可能允許截取文檔。
除了傳真機之外，許多企業將部署傳真服務器，接收傳入的傳真并將其存儲在服務器的硬盤上。與多臺傳真機相比，使用傳真服務器的優點是減少了與每天打印多份傳真相關的成本，在消除與打印不需要的傳真相關的浪費的同時，傳真提供商也是企業可以使用的另一種選擇，允許通過Internet傳輸傳真。使用提供商可以使用戶消除與傳統傳真方法相關的費用。