大多數視頻會議技術可以組織成視頻會議所需的不同類型的硬件和用于在參與者之間建立連接的軟件。標準硬件從這些類型的通信所需的音頻和視頻設備開始，包括攝像機、麥克風，和揚聲器。其他硬件需求更一般，包括計算機和監視器、網絡連接設備或設備，以及可能需要的任何專用輸入設備。視頻會議技術還包括用于這些類型會議的軟件，通常包括建立連接的程序在用戶和視頻或音頻編輯軟件之間。視頻會議可能有助于減少企業的差旅費視頻會議技術通常是指作為視頻會議一部分的用戶所需的硬件和軟件。這類技術最重要的組成部分之一是用于捕獲音頻和視頻的設備。這通常包括一個或多個攝像機，以及至少一個麥克風，這些通常根據會議上的揚聲器數量以不同的方式設置。如果許多人使用視頻會議技術進行所有通信，那么每個人可能需要一個麥克風，也可能需要一個攝像機或網絡攝像機舉行視頻會議通常需要網絡攝像頭在這類會議中還使用了大量其他視頻會議技術，包括其他硬件。觀看或參加這類會議的每個人通常需要一臺計算機和一臺顯示器。通常也需要鼠標和鍵盤等輸入設備，盡管有些系統可能使用更專業的輸入設備。所有這些視頻會議技術通常都連接到網絡，以允許用戶連接到其他用戶并接收主機發送的數據。軟件是一種重要的視頻會議類型技術。可以使用不同的程序允許會議的單個成員相互連接和通信。這些程序可以允許單個主機為其他客戶端提供音頻和視頻內容，或者允許多個個人在實時通信時看到和聽到對方的聲音一些視頻會議技術還可以包括用于創建視頻會議的其他程序。如果一個會議被錄制并在線提供給其他人，然后可以使用編輯軟件創建最終會議文件。其他程序也可以用于向視頻演示文稿添加動畫或信息圖形。觀看或參加視頻會議的人可能需要使用計算機鼠標