許多智能手機允許用戶發送語音電子郵件。語音電子郵件也消除了一些固有的模糊性在電子郵件中。很難從屏幕上翻譯出一條信息的語氣,而且通常人們會被寫在電子郵件中的并非冒犯性的內容所冒犯或不安。那些能真正聽到發送者所說信息的電子郵件更有可能被理解為其意語音電子郵件軟件程序相對簡單。它們安裝在計算機上,然后鏈接到傳統電子郵件地址。當用戶準備好撰寫電子郵件時,他或她只需按下電腦屏幕上的"錄制"按鈕,開始對著麥克風講話。用戶可以根據需要暫停或重新開始錄制,有些程序允許用戶將不同的音頻片段拼接在一起當用戶完成錄音后,軟件會將音頻文件壓縮成一個小文件,通常是.MP3、.WAV或.GSM文件。聲音文件被保存并附加到電子郵件中,如果需要,可以在電子郵件中寫入任何附加的注釋。這些文件類型幾乎可以在所有計算機上播放,以及手機和其他音頻設備。使用這些軟件程序只需要很少的技術知識。然后語音電子郵件被發送給收件人或收件人組。當他或她收到郵件時,他只需要點擊"播放"并打開揚聲器來收聽電子郵件。然后他可以鍵入一封傳統的電子郵件作為回復,或者,如果他安裝了軟件,可以錄制另一封語音電子郵件進行回復。然后,文件可以根據需要保存和回放。此外,有些軟件程序可以使用語音到文本功能將語音音頻文件轉換為文本文件。對于任何希望在撰寫和發送電子郵件時節省時間的人來說,語音電子郵件軟件是一個不錯的選擇,盡管它的缺點是,如果有人出錯,編輯起來會更困難。
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