電子郵件歸檔的最佳提示是什么(Best Tips for Email Archiving)？

Email或e-mail，簡稱Email，是指通過互聯網發送的文本消息的名稱，用戶可以在線接收這些文本消息，也可以使用push或pull技術通過郵件客戶端下載，這取決于接收消息的設備和程序。歸檔指的是一種存儲計劃，其中的項目按邏輯和可訪...

Email或e-mail，簡稱Email，是指通過互聯網發送的文本消息的名稱，用戶可以在線接收這些文本消息，也可以使用push或pull技術通過郵件客戶端下載，這取決于接收消息的設備和程序。歸檔指的是一種存儲計劃，其中的項目按邏輯和可訪問性排列方式。它也可以指備份材料。電子郵件存檔是指一個系統的電子郵件歸檔系統，它可以將郵件從服務器上刪除并安全地備份。電子郵件存檔的最佳技巧之一是在收到郵件或在收件箱中看到不需要的電子郵件時立即刪除。最好先處理電子郵件存檔是考慮你的選擇。決定是否足夠將你的電子郵件存檔在云端，或者你是否需要在你的機器上或硬拷貝存檔。也許某些材料需要打印出來，而其他材料可以保留為電子形式。如果電子郵件要在您的計算機上存檔，請決定是否在外部硬盤上進行備份，以及是否需要以郵件客戶端的文件格式以外的格式保存任何內容，例如，以PDF文件格式保存。外部硬盤驅動器可用于存儲電子郵件。通常，創建電子郵件存檔系統的第二步是在電子郵件客戶端中創建存儲文件夾的層次結構。在此過程中，您可以將個人電子郵件與業務電子郵件分開，并確保您需要更頻繁訪問的文件夾易于訪問。請記住，可以重新組織文件夾因此，一旦一個最優先的項目完成，您可能希望有一種方法將其歸檔到文件夾系統中，例如將其放入一個名為“completed Projects”的文件夾中考慮一下，創建過濾器將收到的郵件直接分類到文件夾中是否對你有用：有些人信守這一功能；有些人從不使用它。電子郵件存檔的最佳提示之一是在收到或在收件箱中看到不需要的電子郵件時立即刪除它。這可以節省時間，因為你永遠不必審閱它同樣，也有助于防止不必要的資料到達檔案室，檔案室只應儲存有價值的資料。或者，如果更適合你，你可以在存檔前進行大量刪除。你可以將你的郵件客戶端設定為從服務器上刪除郵件的時間，但要定期，訪問您的ISP網站，查看服務器上的實際內容，并根據需要進行清理。如果您有足夠的空閑服務器空間，您可以選擇將重要的電子郵件保留在那里作為額外的存檔。在商業環境中，遵守法規、安全，效率是決定電子郵件存檔決策的關鍵因素。企業電子郵件存檔可以通過為此目的而設計的軟件應用程序進行管理，這些應用程序具有解決特定業務問題的功能。這些功能包括管理虛擬紙面記錄和刪除不再需要的郵件的能力