如何創建一個有組織的歸檔系統(Create an Organized Filing System)？

創建一個有組織的歸檔系統將使辦公室運行更順暢，無論你是在家里工作還是在一個大的共享工作區。當多個人使用同一個文件時，一個邏輯文件系統是至關重要的，因為它將使每個人都能快速方便地訪問他們需要的信息。如果你正在...

創建一個有組織的歸檔系統將使辦公室運行更順暢，無論你是在家里工作還是在一個大的共享工作區。當多個人使用同一個文件時，一個邏輯文件系統是至關重要的，因為它將使每個人都能快速方便地訪問他們需要的信息。如果你正在組織歸檔系統，計劃至少留出一天時間來做，這樣你就不會在處理過程中忘記你在做什么。

使用突出于文件夾其余部分的標簽頁可以讓個人快速找到特定的部分。要開始建立一個有組織的歸檔系統，把你的工作分為兩類：活動的和存檔的。活動的材料包括待處理的行動項目、正在進行的項目或需要隨時查閱的閱讀材料。檔案材料包括不需要隨時可用的數據。計劃在桌子旁邊留出一個空間來存放你的活動項目，以及其他檔案工作的歸檔區。也要為檔案制定一個丟棄時間表。在丟棄歸檔材料之前，要考慮法律限制：例如，有些企業必須將財務記錄保留一段時間。

組織一堆文件將使它們更易于查找和管理。考慮創建有組織的歸檔系統時正在處理的活動材料的類型。例如，如果您是會計師，您可能會有工作所在季度的未結發票、應付帳款、應付帳款和損益報告。如果您是設計師，您可能會為不同的客戶準備幾個正在進行的項目，樣品待定，出價，你正在等待答復，等等為您的歸檔系統構建一組松散的類別，并計劃在常規類別中創建子類別。這樣，您就知道您可以在一個中心位置找到所有待處理的發票，例如，在一個中心位置。在該位置，發票可以按供應商的字母順序、金額順序或其他方式進行組織這對你來說是有意義的。然后設置你的檔案文件夾。當創建一個有組織的文件系統時，計劃使用一種對你和其他人在辦公環境中都是合乎邏輯的方法。也許你想按項目的字母順序來組織檔案。在一個文件存放在中心位置的小辦公室里，檔案可能應該是按主題細分：項目、財務記錄、用戶手冊等。在每個大的類別中，制作較小的文件夾。當你為一個有組織的文件系統制作文件夾時，在標簽上使用大字體，這些字體要明顯地高于文件夾的其他部分，這樣你就可以快速地找到一個部分。你也可以發現使用顏色編碼的標簽頁或文件，這樣你就可以清楚地看到類別之間的分類了，準備好設備，以便您在需要時可以輕松地制作更多的文件：不要屈服于"待歸檔"托盤的誘惑。一旦您構建了歸檔系統的框架，那么您就可以整合所有需要歸檔的紙張和打印材料。清空所有的文件柜、待歸檔的托盤和其他文件成堆的紙。把所有的資料都翻一遍，首先確定什么需要保留，什么需要扔掉。不是每一張紙都需要保存：保留相關的或有用的材料，然后把剩下的扔掉。你的檔案系統不應該包含企業歷史上使用過的每一張紙您可以清除、將材料分類到活動或歸檔類別中，并將其歸檔到適當的區域中一旦你建立了一個有條理的歸檔系統，你可能會發現你的生活要容易得多。要經常清理舊資料，保持系統的正常運轉，防止材料堆積。