辦公室助理/接待員是做什么的(What Office Assistant/Receptionist Do)？

辦公室助理/接待員通常負責企業或組織的前臺工作。接待員通常通過問候客人、通知員工訪客、與送貨員和承包商合作來控制進入辦公室的權限。此外，辦公室助理還可能負責許多辦公室管理任務，如管理電子表格、信件和訂購辦...

辦公室助理/接待員通常負責企業或組織的前臺工作。接待員通常通過問候客人、通知員工訪客、與送貨員和承包商合作來控制進入辦公室的權限。此外，辦公室助理還可能負責許多辦公室管理任務，如管理電子表格、信件和訂購辦公用品。根據組織的規模和員工人數，辦公室助理/接待員還可以擔任公司一名或多名主管或經理的個人或行政助理。辦公室助理可以向供應商訂購新的辦公用品。雖然許多辦公室現在依靠語音郵件系統接聽電話，并將來電者轉接給相關員工，但許多辦公室仍雇用辦公室助理/接待員來管理電話系統，并與使用有困難的來電者通話。接待員還負責監督工作接待區，也稱為等候區或等候室，訪客通常進入該區域。傳統的辦公室助理/接待員通常負責確保向其來訪的人宣布來訪者，或者，如果來訪者是送貨員，則接待員通常會簽收包裹辦公室助理/接待員還可能負責通知“臨時來訪”的客戶有關公司服務的信息，還可能安排客戶和員工之間的約會。助理可能需要做筆記。辦公室支持人員相對較少的企業可能需要辦公室助理/接待員在公司內擔任其他職務。在一個非常小的組織中，或者在預算非常節儉的組織中，接待員也可以擔任辦公室經理他或她可能負責通過補貨和監控辦公室機器（如復印機）的性能來確保辦公室正常工作，傳真機，甚至電腦。負責這些工作的辦公室助理/接待員通常會與維修專業人員以及其他可能需要在辦公場所或建筑上工作的承包商聯系和合作。其他常見的職責包括活動計劃、行程安排，以及在某些情況下的管理一般的辦公室溝通，如關于假日、特殊事件和安全注意事項的通知。接待員必須能夠在客戶打電話時回答問題。成為辦公室助理的資格根據在特定公司任職所需的技能而有所不同。在許多情況下，上班族可以在工作中獲得技能，也可以完成一個職業培訓項目，使他們對辦公室管理程序有基本的了解。其他選擇包括參加各種軟件包中的繼續教育和成人教育課程，商務寫作、溝通和協議。接待員使用日歷為客戶預約。辦公室助理可能需要具備復印機和其他辦公設備的工作知識