什么是軟拷貝(Soft Copy)？

軟拷貝是文檔的電子副本。它與硬拷貝、打印在紙上或其他介質上的文檔不同。軟拷貝易于傳輸、分發、共享和操作-所有這些潛在的缺點或優點都取決于所涉及的文檔。它們還可以通過打印出文件副本。許多無紙化或低浪費辦...

軟拷貝是文檔的電子副本。它與硬拷貝、打印在紙上或其他介質上的文檔不同。軟拷貝易于傳輸、分發、共享和操作-所有這些潛在的缺點或優點都取決于所涉及的文檔。它們還可以通過打印出文件副本。許多無紙化或低浪費辦公室嚴重依賴軟拷貝來交流和共享信息。

復印機用于打印硬拷貝，但軟拷貝不需要。
通常在各種字處理程序中打開。為了增加安全性，文檔可以以只讀格式保存。這將允許用戶查看文檔，但不能更改軟拷貝。如果用戶擔心數據被有權訪問該文件的人更改或操作，這很有用。有些程序還維護更改日志，允許用戶跟蹤對文檔所做的更改，并在需要時將其還原到以前的位置。

軟拷貝，或文檔的電子副本，可用于打印硬拷貝。
擁有軟拷貝的人可以通過電子郵件發送，通過網絡傳輸，或者把它們放在光盤或便攜式硬盤上共享。這種不同的分發技術可能是有用的，可以讓辦公室省去傳真機和信使之類的開支軟拷貝通常不具有與硬拷貝完全相同的法律地位，因為它可能會被修改，但它們可以用于辦公室的大多數活動，包括來回發送合同的軟拷貝草稿以供編輯和批準，人們在簽名前仔細審閱硬拷貝，以確保它包含他們想要的更改。
軟拷貝也可以用于演示文稿之類的事情，人們可以通過電子方式分發文檔，以便每個人都有一份副本，或者在演示文稿或活動時將其顯示在屏幕上。編輯"最后一分鐘"對于那些希望有時間完善自己的演示文稿以及可能需要在最后一分鐘進行更改以適應不斷變化的信息和其他問題的人來說非常有用。教師通常將課堂材料以軟拷貝形式存儲，以便隨時更改并重新用于課堂。
對于空間占主導地位的辦公室而言考慮一下，完全或大部分采用電子方式可以帶來顯著的好處。人們可以在軟拷貝中查看材料，避免生成需要存儲的大量紙張。如果考慮到安全性，可以建立電子安全措施，為軟拷貝提供盡可能多的保護。這可以包括遠程備份等工具，以便在發生火災、病毒和其他問題時保存副本。

文檔的軟拷貝或電子副本用于生成硬拷貝，打印在紙上以供編輯和批準。