員工可能需要提交燃油收據,以確認公司的錢確實花在了汽油上在提供里程補償的機構工作的員工通常需要提供他們駕駛的營業里程的準確賬目。大多數公司都有一個標準的表格,叫做開支報告,員工據此填寫相關信息,概述其開車地點、到達目的地的里程數以及每次特定訪問的商業目的。當管理層批準費用報告時,然后,雇員就可以得到他所產生的費用的補償,這通常是通過計算行駛的營業里程數乘以雇主確定的當前償還率來計算的
由于汽油是一筆錢,雇主通常會給使用私人車輛進行公司業務的員工報銷,美國國稅局根據汽車運營成本公布可選的標準里程費率。上一年的天然氣價格通常也會在估算中考慮。雇主可以選擇根據建議的費率補償員工。他們也可以自行決定偏離該費率有些公司選擇根本不提供里程補償。但是,當他們這樣做時,他們可能有權在其公司報稅表中扣除這筆費用。同樣,沒有從雇主那里得到里程補償的人也有資格在個人所得稅申報表上列出汽車費用作為扣除額。從一個人的家到工作地點的旅行通常都不可報銷用人單位或個人。換言之,如果一個人通常每天開車20英里從家里到辦公室,他通常不能要求這是合法的費用。但是,如果他整天開車去其他地方打銷售電話或為雇主做生意,他通常可以要求賠償提供里程補償時的額外差旅。
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