分類賬跟蹤現金流入和流出公司的情況。簿記員和會計通過一系列日記賬分錄記錄公司的費用和收到的付款。例如,如果公司賒購存貨,則存貨購入金額將記入借方分錄,對于發票或信貸額度的余額,則相應的貸方分錄,最終用于計算一個賬戶的期末余額,它可以轉換成一種簡單的分類賬。
總分類賬記錄借方和貸方。術語"t帳戶"用于描述分類借貸交易的過程。名稱來源于交易的表示方式:在上面畫一條類似字母"t"的線借方金額記錄在右邊,貸方金額記錄在左邊的紙面單據。每筆交易都包含到明細分類賬的借方和貸方。例如,在發票上付款會導致現金賬戶的借方或減少,貸方或增加,到應付賬款科目。對于相互關聯的交易組,會創建明細分類賬。明細分類賬是幫助簡化公司財務報表的一種方法它們反映了在一個會計期間,通常可以跨越三個月、六個月或一年的會計期間,一個帳戶的余額是增加還是減少。例如,在應收賬款的情況下,余額金額可以反映一個公司是否在收回已售出的存貨的欠款方面存在問題明細分類賬的余額被轉移到總分類賬上。這些類型的簡單分類賬是一家公司全部借貸余額來源的匯總。總分類賬沒有給出賬戶余額的詳細信息。例如,"銷售"科目將被列為一個單獨的余額,是公司在該會計期間產生的所有銷售額的總和。總分類賬也被稱為"最終分錄"。簡單分類賬包含用于創建公司資產負債表、損益表和現金流表的價值。仔細記錄當需要構建資產負債表時,保持簡單的分類賬尤其有用,因為公司的資產必須等于負債加上股東權益。
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