什么是行政助理(Administrative Assistant)？

行政助理與秘書有許多相同的職責，包括打字、歸檔、接聽電話和在會議上做筆記。除此之外，他或她還可以監督辦公室的后勤工作，與主管合作處理重要的項目，并監督秘書。雖然不需要太多的正規教育在這個職位上工作，行政助理或專...

行政助理與秘書有許多相同的職責，包括打字、歸檔、接聽電話和在會議上做筆記。除此之外，他或她還可以監督辦公室的后勤工作，與主管合作處理重要的項目，并監督秘書。雖然不需要太多的正規教育在這個職位上工作，行政助理或專業領域的工作人員可能需要額外的培訓。

行政助理跑腿、管理辦公室、檔案，為上司安排和處理一系列其他任務。
職責
行政助理的職責通常遠遠超出秘書的職責，包括處理辦公室的后勤事務，如訂購用品，處理進出公司的郵件和文書工作，協調員工的日程安排。在許多情況下，他或她是公眾的信息來源，因此，有時充當公司的"代言人"。一些高級助理還監督初級助理或秘書，在這種情況下，他們可能需要定期做業績報告或報告。許多人在這個職位上也會幫助培訓新員工，特別是當他們要做行政工作時。行政助理也需要一些實際知識，例如如何使用各種辦公設備。

行政助理可以保持主管的日程安排。
技能集
在這個職位上工作的人需要非常好的細節和能力同時處理多個任務，因為他們通常負責多人的日程安排，并且可以同時監督多個項目的進度他們也應該善于與人相處，因為這項工作需要與辦公室里的人以及客戶進行大量的互動。能夠做出判斷并獨立工作也是工作的一個重要部分，因為行政助理很可能知道哪些文件很重要，哪些可以丟棄，哪些電子郵件可以在辦公室處理，哪些需要轉發給上級管理層，以及如何建立指揮系統來完成任務。除此之外，行政助理需要口齒伶俐，擅長寫作，并精通技術，因為他們通常需要回復郵件、校對文檔和處理數據庫。

行政助理可能會下訂單與新的辦公用品供應商合作。
專業
行政助理可以專攻某個組織的特定部門，如人力資源或IT，雖然這種情況在大型企業中更為常見。行政管理助理只與公司的高層管理人員合作。他們可能負責一個團隊，也可能只與一個人一起工作。無論哪種情況，行政助理都負責控制與高管的接觸，安排出差和會議，以及與供應商、其他公司的高管和董事會成員的互動，除了常規的行政職責外。一般來說，高管的職位越高，助理需要更多的技能和經驗。

法律助理與律師和律師助理密切合作。
此外，行政助理可以專攻某些領域，如醫學或法律除了與此職位相關的正常職責外，他或她還執行與該領域相關的任務。例如，法律助理還可以研究法律判例并幫助準備簡報，而醫療助理通常需要了解保險賬單或實驗室程序。有些人也會做這項工作在家里通過電話和互聯網，在這種情況下，他們被稱為虛擬行政助理。