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    什么是行政助理(Administrative Assistant)?

    行政助理與秘書有許多相同的職責,包括打字、歸檔、接聽電話和在會議上做筆記。除此之外,他或她還可以監督辦公室的后勤工作,與主管合作處理重要的項目,并監督秘書。雖然不需要太多的正規教育在這個職位上工作,行政助理或專...
    行政助理與秘書有許多相同的職責,包括打字、歸檔、接聽電話和在會議上做筆記。除此之外,他或她還可以監督辦公室的后勤工作,與主管合作處理重要的項目,并監督秘書。雖然不需要太多的正規教育在這個職位上工作,行政助理或專業領域的工作人員可能需要額外的培訓。
    行政助理跑腿、管理辦公室、檔案,為上司安排和處理一系列其他任務。
    職責
    行政助理的職責通常遠遠超出秘書的職責,包括處理辦公室的后勤事務,如訂購用品,處理進出公司的郵件和文書工作,協調員工的日程安排。在許多情況下,他或她是公眾的信息來源,因此,有時充當公司的"代言人"。一些高級助理還監督初級助理或秘書,在這種情況下,他們可能需要定期做業績報告或報告。許多人在這個職位上也會幫助培訓新員工,特別是當他們要做行政工作時。行政助理也需要一些實際知識,例如如何使用各種辦公設備。
    行政助理可以保持主管的日程安排。
    技能集
    在這個職位上工作的人需要非常好的細節和能力同時處理多個任務,因為他們通常負責多人的日程安排,并且可以同時監督多個項目的進度他們也應該善于與人相處,因為這項工作需要與辦公室里的人以及客戶進行大量的互動。能夠做出判斷并獨立工作也是工作的一個重要部分,因為行政助理很可能知道哪些文件很重要,哪些可以丟棄,哪些電子郵件可以在辦公室處理,哪些需要轉發給上級管理層,以及如何建立指揮系統來完成任務。除此之外,行政助理需要口齒伶俐,擅長寫作,并精通技術,因為他們通常需要回復郵件、校對文檔和處理數據庫。
    行政助理可能會下訂單與新的辦公用品供應商合作。
    專業
    行政助理可以專攻某個組織的特定部門,如人力資源或IT,雖然這種情況在大型企業中更為常見。行政管理助理只與公司的高層管理人員合作。他們可能負責一個團隊,也可能只與一個人一起工作。無論哪種情況,行政助理都負責控制與高管的接觸,安排出差和會議,以及與供應商、其他公司的高管和董事會成員的互動,除了常規的行政職責外。一般來說,高管的職位越高,助理需要更多的技能和經驗。
    法律助理與律師和律師助理密切合作。
    此外,行政助理可以專攻某些領域,如醫學或法律除了與此職位相關的正常職責外,他或她還執行與該領域相關的任務。例如,法律助理還可以研究法律判例并幫助準備簡報,而醫療助理通常需要了解保險賬單或實驗室程序。有些人也會做這項工作在家里通過電話和互聯網,在這種情況下,他們被稱為虛擬行政助理。
    熟悉常見的辦公機器,如復印機,是行政助理的必備技能。
    培訓
    在許多情況下,一個人可以從高中學歷開始從事這項工作,并接受一些商業和計算機技能方面的培訓。對于專門的職位,如在醫療或法律辦公室,她必須知道該職位的特定詞匯。培訓計劃的證書,助理學位或通過認可機構頒發的證書都有助于招聘或晉升。
    助理必須能夠多任務處理。
    • 發表于 2020-07-10 16:58
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    • 分類:科學教育

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