收據管理的最佳技巧是什么(Best Tips for Receipt Management)？

收據管理應從確保所有文件的準確性和完整性開始，然后決定將記錄保存在何處。一旦收據有指定區域，應將其分為主要類別和子類別。為了簡化流程，個人可能會考慮將紙質記錄轉換為數字文件。收據管理不僅僅是簡單地保存和存...

收據管理應從確保所有文件的準確性和完整性開始，然后決定將記錄保存在何處。一旦收據有指定區域，應將其分為主要類別和子類別。為了簡化流程，個人可能會考慮將紙質記錄轉換為數字文件。

收據管理不僅僅是簡單地保存和存儲收據。個人應該意識到收據管理的重要性，以及如果忽略這項任務會帶來多大的成本。考慮到這一重要性，管理收據的第一步是確保收據的完整性和準確性。當單據是手寫的時，這一點尤為重要。稅務機關和雇主傾向于要求提供詳細的信息，如果一個記錄被認為是有效的。收據管理不同于保存收據。當一個人只有保存這些文件的習慣，她可能會漫不經心地把一些放在一個地方，另一些放在不同的地方，只有在必要的時候才把它們湊起來。管理收據意味著文件要以有組織的方式保存在一個地方。組織收據的最初建議之一是根據文件的相關性將它們分開。例如，一個人可能需要保存個人交易、工作開支和自己的小企業開支的收據。在這種情況下，她應該保存三個不同的文件。為了簡化事務，當記錄被添加到每個文件中時，它們應該被放入子類別中。例如，燃油收據和招待收據應該一個大大簡化收據管理的方法是把收據掃描到電腦里并保存數字記錄定期進行這項工作比積累一堆文檔并必須立即掃描要輕松得多。數字管理的另一個好處是可以為每個記錄指定標簽，這將使引用它們變得更容易。由于人的計算機總是有可能發生某些事情，因此最好確保這些文件已備份。沒有時間、知識的個人，或者耐心地將他們的紙質收據轉換成數字記錄可能需要考慮文檔管理服務。這種類型的服務提供商通常接受多種格式的收據，他們會為客戶掃描和整理收據。然而，在支付此類服務費用之前，最好確保需要與之共享記錄的各方接受這種格式的記錄。