秘書是干什么的(What does a Secretary do)？

秘書根據工作場所的不同，可以有一系列的職責，但一般來說，他們負責通過執行行政和低級管理任務來維持辦公室的平穩運行。這些專業人員通常接聽電話和電子郵件，并管理檔案系統；他們還可以對郵件進行分類，組織會議，協調部門間的...

秘書根據工作場所的不同，可以有一系列的職責，但一般來說，他們負責通過執行行政和低級管理任務來維持辦公室的平穩運行。這些專業人員通常接聽電話和電子郵件，并管理檔案系統；他們還可以對郵件進行分類，組織會議，協調部門間的溝通。在大多數情況下，工作被視為"入門級"，這意味著成功不需要特殊技能或學歷。同樣，通常也有提升的空間。有很多潛力或經驗的人往往會發現自己在跑步對于越來越有聲望、薪水越來越高的工作。

秘書可能負責安排約會。
，個人助理的工作通常包括在這一保護傘內。所有這些職位都是行政性的，通常都集中在文書工作和電子文件管理上。唯一的例外是政府級或其他官方的"秘書"，"比如國防部長或財政部長。盡管這些頭銜可能意味著一種純粹的低級職能，擔任這些職務的官員通常級別很高，通常很少或根本不做行政或文書工作。

醫務秘書需要徹底了解醫學術語。
文書技能
辦公室管理是秘書工作中最重要的任務之一。這類工作可能有點寬泛，但幾乎總是涉及行政和文書工作秘書通常管理辦公室文書工作，包括收發郵件、創建和組織歸檔系統以及管理信件，計算機和文字處理技能是必不可少的。

接聽電話也是秘書工作的一個重要部分。
通常，客戶和客戶在打電話給企業時會首先與之交談。因此，禮貌和禮貌通常是必不可少的。專業人士在留言、讓來電者等待或回答基本問題時，通常必須表現出非常得體的技巧。
日程安排和日程安排
在許多情況下，行政人員負責管理辦公室日歷和員工個人日歷。他們通常負責安排會議和預約，并留意沖突和雙重預約。這一任務在醫療機構等患者不斷要求的地方尤其明顯預約，但可以發生在更高級別員工"需要"的任何地方。即使只是安排午餐會議或安排晚餐預訂，秘書通常也是高管和經理尋求幫助的第一批人。
管理職責
除了具備文書技能外，行政人員必須是時間和人的管理者。他們必須預見辦公室人員的需求，迅速解決內部問題，高效地協調和召集不同的人。優秀的人際交往技能非常重要，尤其是當涉及到管理層和其他重要員工時很多工作可能是"幕后"的，秘書們甚至在提出要求之前就已經預見到了上級的需要和要求。
在大多數辦公室里，
在員工層級中的職位，秘書被認為有點低級，幾乎總是在辦公室排名的最底層。他們通常對中層和高級管理人員負責，而且他們通常必須平等地幫助每個人。然而，大型企業和辦公室通常都有完整的秘書人才庫，在這種情況下，會出現一些更微妙的等級制度。在這種情況下，一些工人可能會被指派做一些瑣碎的工作，比如歸檔和接聽電話，而另一些人可能會管理日程安排，并與更高級別的員工互動。這些辦公室的晉升通常取決于時間和經驗。
秘書所能獲得的一些最負盛名的工作是在個人協助方面。許多高級管理人員和公司領導都有敬業的管理人員，他們的整個工作生涯都是專注于管理和管理一位領導的日程安排。這種類型的秘書通常必須工作很長時間，處理有時不可預測的需求和要求，但通常是該行業中薪酬最高、最受尊敬的人之一。
培訓和教育要求
不同的雇主對他們的秘書是如何受教育的。在某些情況下，高中文憑或同等學歷就足夠了，而在另一些情況下，有秘書證書或學位者優先。社區學院和職業學校經常提供課程，讓感興趣的學生學習文字處理和辦公室管理的來龍去脈。學習這類課程通常是個好主意，即使不是嚴格要求的，因為它可以幫助求職者脫穎而出，并能給新員工帶來經驗上的提升
特殊情況：官員和政府秘書
"秘書"一詞并不總是指辦公室行政人員。在某些情況下，特別是涉及高級政府官員的情況下，這一稱號可用于榮譽身份，以表示對廣泛事務的管理各部門或監督主要政府部門可使用秘書頭銜，但其工作不應與更常見的辦公室管理角色混淆。

秘書通常和老板一對一地工作。