一個負責任的計劃是一種補償與工作有關的雇員的機制費用。在一個負責任的計劃下,當雇員在與工作有關的用品和活動上花錢,而雇主給予補償時,這筆錢不被視為雇員收入的一部分,而且雇員不為此納稅。雇主把費用當作稅收扣除。對雙方來說,這種安排都是非常有益的。如果沒有一個負責任的計劃,雇主將不得不把報銷當作工資來征稅,而雇員則需要為此納稅要想成為一個負責任的計劃,必須有三個特點:第一,員工必須報銷可允許的費用,在會議期間支付酒店房間費用就是一個例子合法的商業開支。但是,在會議期間購買一場戲劇的票,不算在責任計劃之內,除非是因為工作原因而需要參加演出還必須有一種方法來記錄和報告責任計劃下的費用。這包括提交收據和仔細記錄的費用報表、記錄里程數、制作信用卡賬單以證明使用哪一張信用卡支付費用,等等。最后,如果雇主得到了超額報銷,例如,如果員工出差提前收到現金,則必須及時歸還多余的錢。員工保存的文件應證明資金是剩余的。基本上,自付費用計劃遵循的規則與人們在扣除個人支出的費用時必須遵循的規則相同。這些費用必須是合法的并有文件記錄,并有明確的信息線索,顯示在哪里、何時、如何支付,以及為什么要花錢。稅務機關可以選擇對這些信息進行審計,他們可能會決定,有些報銷的費用是不合法的,不應該歸入責任計劃。人們可以通過咨詢會計師來了解更多關于允許的費用的信息,從而避免文書工作問題,降低審計風險費用。
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