董事會在年度股東大會期間報告公司的進展情況。年度股東大會的第一個議程項目通常要求董事會報告公司過去一年的進展情況及其對未來的展望。其他標準議程項目包括股東投票批準公司的年度財務報表和年度報告,批準董事會向股東推薦的末期股息,并就上一次年度股東大會以來可能出現的董事會空缺選舉新的董事。有關這些事項的文件在年度股東大會之前分發給股東,年度股東大會的議程通常包括股東投票,以批準公司的年度報告。議程可包括主席批準的任何事項,包括個人股東書面要求的事項。會議上的主要互動是董事會和股東之間的互動。從形式上講,年度股東大會是一個論壇,除其他事項外,董事會在該論壇上就議程中規定的事項征求股東的批準。出席年度股東大會的人數僅限于董事會和股東,以及主席可能邀請出席會議的任何其他人員管理層只有在董事長的邀請下才能出席會議,但通常會邀請公司高級管理層中的某些選定成員出席會議。通常會邀請公司總裁和首席財務官以及選定的公司顧問、投資分析師,大會一般不對外開放。公司董事長主持年度股東大會,其他董事也出席。公司秘書還出席年度股東大會,并以會議記錄的形式記錄主要議事程序和決定會議記錄隨后分發給股東,供他們批準作為會議的正式記錄。年度股東大會的一個重要部分是提問時間。這允許個人股東直接向董事會提問。問題直接提交給主席,董事會成員可要求其他人回答。除非公司章程中規定的必要法定人數有足夠的股東代表出席,否則年度股東大會不能進行。法定人數通常是指出席會議的股東人數和最低持股比例,董事會秘書可親自或委托代理人記錄董事會會議期間的所有討論。
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