自動抄寫會在不直接人工干預的情況下產生口語的書面記錄好的轉錄軟件是成功的自動轉錄所必需的。該軟件負責處理聽覺輸入,將連續的語言流分離成單獨的單詞,識別這些單詞,并且在文本中正確地表達它們。在這個過程的任何階段的失敗通常會導致與源材料有些不同的轉錄本。好的自動抄寫軟件應該能夠識別相似單詞之間的細微差別,并補償不同的語體和語速即使是最好的轉錄軟件,很難理解的口音也會成為問題有些人使用自動抄寫軟件是因為他們更喜歡聽寫而不是直接打字或書寫文本。有些形式的自動抄寫軟件在這方面特別好,因為他們可以"學習"他們正在抄寫的單詞的人的聲音。在這種情況下,自動抄寫不習慣于從各種不同的來源創建語音記錄,因此軟件不需要對各種各樣的語音模式開放。允許這種優化過程,這種優化過程可能發生在一個人長期使用軟件或初步校準期間,可以極大地提高聽寫的準確性和潛在的速度。不幸的是,計算機不像人類那樣適合于始終如一地準確地識別人類語言。例如,如果他們不能理解一個特定的單詞。因此,人類通常需要對自動抄寫的文本進行校對。在很多情況下,格式上的小錯誤和各種各樣的抄寫錯誤是常見的,除非轉錄的語音非常清楚。但是,使用計算機化的轉錄可以很快地為一個轉錄本奠定堅實的基礎,在提交或使用之前只需要有限的人類干預。。
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