如何創建電子郵件保留策略(Create an Email Retention Policy)？

要創建電子郵件保留策略，您首先必須說明您編寫該策略的原因—遵守法律要求、保留業務證明文檔或確保重要信息不會丟失。該文檔還應解釋該策略影響哪些員工，以及包括哪些類型的電子郵件。您還必須決定電子郵件應保留多長...

要創建電子郵件保留策略，您首先必須說明您編寫該策略的原因—遵守法律要求、保留業務證明文檔或確保重要信息不會丟失。該文檔還應解釋該策略影響哪些員工，以及包括哪些類型的電子郵件。您還必須決定電子郵件應保留多長時間；法律可能要求您在特定的時間段內保留某些電子郵件。指派一名員工負責監督該政策可以幫助確保您的政策得到正確執行

許多人越來越關注與電子郵件和互聯網相關的隱私問題公司希望員工處理電子郵件通信。電子郵件保留政策通常規定員工應保留哪些電子郵件、保留多長時間以及如何存儲電子郵件。在許多司法管轄區，法律規定了公司通信（包括電子郵件）必須保留多長時間，因此，有一個明確的電子郵件保留策略是很重要的，解釋電子郵件保留政策適用于公司的哪些員工。根據首先實施該政策的目的，它可能不適用于組織中的每個人。例如，不處理電子信函的倉庫員工可能不需要遵守該政策另一方面，客戶服務代表可能需要保留他們的大部分電子郵件。請描述哪些類型的電子郵件通信屬于電子郵件保留策略的管理范圍。例如，有些公司制定的電子郵件保留政策適用于處理行政、財務、一般和短期事務的電子郵件。您的公司政策可能會專門處理處理涉及法律要求的事項的電子郵件。無論您選擇哪種電子郵件受此政策保護，確保你在主題上清晰明了。政策還應說明電子郵件應保留多長時間以及員工應如何保留這些電子郵件。為了遵守記錄，您可能有法律義務保留客戶為期五年的信件。除了存儲在服務器上的電子郵件存檔中外，法律還可能要求您打印電子郵件并在客戶的文件中保留硬拷貝。無論保留這些記錄的程序是什么，請確保在編寫電子郵件保留策略時詳細說明一個好的電子郵件保留策略應該包括負責監控要求的員工的部門或職位。您的公司可能有一個合規部門或員工負責確保公司流程符合法律。這可能是負責監督和執行電子郵件保留政策的自然人。明確說明誰負責管理該政策，以便員工知道如果他們有問題或問題，可以向誰求助創建策略后，最重要的步驟之一是傳播它。如果必須執行策略的員工不知道它的存在，則無法遵守該策略。您可能還需要為受影響的員工舉行會議或培訓課程。這樣可以確保他們收到遵守電子郵件所需的信息保留策略。