談判文件主要用于解決重大沖突,通常是談判成功的最終結果例如,當一份談判文件被提出時,各方的論點都應明確說明,然后,對這些論點的妥協應當加以澄清。在承認了這些論點并列出了妥協之后,這些妥協必須得到各方或各方代表的批準。如果得到批準,有關各方就已經承認了該文件,并同意按照該文件行事所有參與方。談判文件主要用于解決重大沖突,通常是談判成功的最終結果,但也有一些情況,當一個人可以使用談判文件來防止爭論或沖突時創建談判文件以防止爭論的過程與通常的談判文件非常相似,后者是在爭論發生后用來解決問題的,只是會提出將來可能發生的爭論或潛在沖突,只有當潛在的沖突真的發生時,妥協才會生效。每一種需要制定談判文件的情況都是獨一無二的,但是所有的談判文件都圍繞著妥協來達成沖突的最終解決方案。
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