發票處理從交付發票開始該流程從通過傳真、電子郵件、郵件或其他系統交付發票開始。會計人員需要打開并審核發票以決定如何繼續。發票可能有采購訂單號,表示該采購訂單的負責人必須對其進行核實。這可能涉及到根據實際收到的項目核對發票,并首先核實是否有人批準了采購。如果沒有采購訂單號,會計必須檢查單據,以確定正在討論的產品或服務的種類。
發票處理可以使用采購訂單號在電子發票處理系統中,人們可以記錄發票數據,包括原始供應商、詳細信息、到期日等,從而創建可跟蹤的數據庫條目會計主管可以請求按到期日和其他參數排序的待處理發票列表。會計批準付款后,可以使用文件中的供應商信息,通過支票、電子資金轉賬等方式進行資金調度。如果供應商是新供應商,如果賬單數據不完整,會計部門可能需要聯系以收集信息。公司根據其提交資金的方式,通過支票或確認號記錄付款,創建一個記錄,顯示他們何時付款以及如何付款。一旦匯款,會計部門可以注意到發票已付款,并將其從分類帳中的"應付帳款"欄中移出。如果在付款方面發生爭議,這些記錄可供審查,以查明付款哪里出了差錯,以及如何解決這個問題。發票處理過程中涉及的步驟可能會有所不同,這取決于公司和它所使用的系統。系統內置了故障保險,以避免雙重付款、未經授權的采購付款等問題,在小企業,一個人可以負責這些付款,而大公司可能有一個完整的應付帳款部門,負責處理所有發票處理,從公用事業供應商到分包商,公司在特定項目中使用的每一個供應商。
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