如何制定最佳采購指南(Develop the Best Procurement Guidelines)？

隨著公司或組織的發展，制定采購指南的必要性變得越來越重要。采購是對所有服務和商品支出的管理。作為全面業務管理的一個方面，它是一個中心職能，直接關系到控制成本、降低開支和增加利潤盡管大多數人都將采購與大公司和...

隨著公司或組織的發展，制定采購指南的必要性變得越來越重要。采購是對所有服務和商品支出的管理。作為全面業務管理的一個方面，它是一個中心職能，直接關系到控制成本、降低開支和增加利潤盡管大多數人都將采購與大公司和數百萬美元的交易聯系在一起，但采購指南可以幫助每一家大公司和小公司采購的領域非常廣泛，最好將其劃分為不同的業務流程。主要類別有：供應商管理、合同貨物和服務，付款條件、閾值和職責劃分。除了確定不同的業務流程外，還需要完成三項工作來制定采購指南：建立組織結構和角色，實施會計控制，并定義組織內采購流程的責任和責任。用于制定采購指南的標準方法是為指南。在此文件夾中，為每個主要業務流程創建一個單獨的指南。在制定指南時，為流程中涉及的不同角色和部門創建流程指南包括關于監督和管理報告的章節，以及高級管理層審查的流程文件。所有指南都應與受影響的區域進行審查和討論，并提交給高級管理層進行審查。接受后，需要對所有用戶進行培訓，以執行這些指南首先要審查的是采購過程中不同參與者的角色和責任。確定每個交易的對象、內容、地點和原因，并確定起始點或活動。例如，當一個部門需要辦公用品時，誰負責這個過程？他們如何決定聯系哪家供應商？他們最多可以花多少錢？誰批準這次購買？這些問題都是制定采購指南的核心。會計為跟蹤和管理支出提供了一個標準結構。采購申請、采購訂單、報價單、合同的使用，以及其他采購工具都會影響會計職能。典型的會計控制側重于降低欺詐風險、獲得美元的最佳價值、獲得協商定價和條款以及批準授權。這些項目可以在計算機系統中管理，但它們首先需要在業務流程指南中加以定義。責任和責任是采購的主要驅動力。大多數組織關注的是采購訂單或合同的美元價值，但可能會忽略某一特定商品的消費總額確定負責與供應商談判和處理采購訂單的適當職位是采購指南中的一個重要步驟