非物質化使得授權人員可以同時處理相同的文檔。這種方法的主要優點之一是對電子簿記來說,不再需要實際存儲資產負債表和其他會計憑證的副本,甚至可以制作支持文件的電子副本,為電子會計記錄中的行項目提供參考。所有的東西都可以輕松地存放在硬盤或服務器上。為了防止丟失或損壞,備份文件可以輕松地制作和存儲在異地
非物質化包括終止發行實物股票證書的公司除了基本會計記錄外,非物質化還可以消除對實物股票的需要。股票的電子副本可以存檔,以便于檢索。如果股東需要股票的副本很快,可以通過電子方式訪問和傳輸,例如作為電子郵件或受保護的FTP傳輸。非物質化也使得授權個人可以同時處理相同的文檔。使用物理記賬方法,兩個人通常很難處理一次記賬。當會計處理完全電子化時,幾個人可以同時執行不同的功能。一個團隊可以創建新的發票,過賬過去發票的付款,并準備一系列報告毫無疑問,去實體化的過程可以在多個方面給用戶帶來好處。記錄保存需要更少的空間,可以輕松地從遠程位置訪問,并且允許多個用戶同時訪問賬簿。目前,有基于費用的免費的會計和財務記錄軟件包,可以幫助任何公司或組織輕松實現完全的非物質化狀態。就會計軟件而言,也有允許個人或公司建立一套虛擬賬簿的在線產品安全地加載到產品的服務器上,經過授權的個人可以從任何具有活動互聯網連接的位置訪問和處理記錄。
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