行政助理是做什么的(What does an Executive Assistant do)？

行政助理的職業生涯是幫助公司官員，通常是提供專業建議和行政支持的結合。雖然與工作相關的責任因公司文化的不同而有所不同，但所有助理都要完成一些基本任務這些都與秘書工作、日程安排和聯系人管理有關。許多管理人員...

行政助理的職業生涯是幫助公司官員，通常是提供專業建議和行政支持的結合。雖然與工作相關的責任因公司文化的不同而有所不同，但所有助理都要完成一些基本任務這些都與秘書工作、日程安排和聯系人管理有關。許多管理人員把他們的助手當作是向人們征求意見、建議和保密幫助的人，從影印到新聞簡報，他們都會提供協助。

行政助理可以協調她的主管；有行政助理的公司通常為每位主管指派一名助理。助理負責處理由擔任其直接主管的主管委派的任務。在許多情況下，助理們的辦公桌就在主管辦公室外面，行政助理可能負責安排約會。

行政助理通常只對其指定的上級負責，他們充當此人的知己和辦公室助手。主管需要做的任何事情，助理都會做。他們可以陪同主管參加商務會議，并負責了解其他與會者的詳細情況。根據行政人員的需要，助理還可以參加公司出差。在這種情況下，助理通常負責管理行政人員的日程安排，安排會議，確保他或她已經閱讀了正確的簡報材料，并準備好做任何必要的陳述或評論

安排會議是大多數行政助理工作的一個方面。
文書工作并不是每件事都那么迷人作為旅行和高規格會議。行政助理的許多日常任務本質上是文書工作。助理通常負責處理上級的文書工作。這包括郵件、辦公室間的通信和基本的文件歸檔。助理還可能被要求管理日歷，記錄會議時間、正式約會和重要聯系人。

行政助理可能負責訂購更多辦公用品。
管理要求
根據公司的結構和規模，行政助理可以有一個或多個自己的助手來幫助處理工作量。這些助理通常是秘書或更多的初級文書助理。行政助理通常負責管理他們的任務，并按要求分配任務。

在大多數情況下，公司高管對他或她的助手建立的秘書機構。紀律、獎懲和加薪通常由助理決定，通常與公司人力資源部協商。
培訓和經驗
獲得行政助理職位通常需要培訓和實踐經驗相結合一般來說，高管們希望他們的助理能夠成為公司政策和程序方面的專家，并精通基本的辦公室職能。員工在公司結構內的另一個職位上工作后成為行政助理的情況并不少見。例如，許多較低級別的秘書晉升為執行官在一些公司里，即使是幾年的人力資源管理助理，也會選擇有助教的職位，但通常只需持有某個學位就足夠了。企業招聘經理通常將大學教育視為聲望和綜合智力的標志，而不是特定工作相關知識的來源。
然而，這并不是說要成為一名行政助理就需要大學學位。然而，在許多情況下，經驗比正規教育更為重要。雖然高中畢業后很難馬上得到高管的聘用，只有高中文憑、在企業環境中擔任支持人員數年的人可能是最有吸引力的候選人。公司往往更關心候選人的工作表現，而不是簡歷上列出的學校。
聲望和福利
通常被認為有點精英，至少在輔助人員方面是這樣。他們在資源和薪水方面往往享有其他行政助理所不享有的特權。在一些公司，任期較長的行政助理可能有資格參加養老金計劃或其他員工無法享受的福利處于次要地位
與私人助理的關系
在某些情況下，行政助理還可以履行某些個人職責，例如為家庭寵物去取干洗或安排假期。然而，這些不是正常的工作義務。大多數情況下，這類非辦公室工作是個人助理的任務很容易混淆私人助理和行政助理，盡管他們所做的工作在技術上是不同的。行政助理的唯一官方職責是幫助上級在工作上取得成功。另一方面，私人助理通常負責幫助重要人物組織他或她的生活，無論是個人還是職業。

私人助理通常負責使客戶的生活井井有條。