數據保留的重要性是什么(Importance of Data Retention)？

長期以來，數據保留對任何類型的業務都很重要。過去，這意味著要保留紙面文檔的存檔，以便在需要時檢索，通常會將這些記錄保存幾十年，然后再將其丟棄。如今，電子數據保留使這項任務變得更容易，幸運的是，如果企業希望保護其利益和...

長期以來，數據保留對任何類型的業務都很重要。過去，這意味著要保留紙面文檔的存檔，以便在需要時檢索，通常會將這些記錄保存幾十年，然后再將其丟棄。如今，電子數據保留使這項任務變得更容易，幸運的是，如果企業希望保護其利益和客戶的利益，那么保留文檔比以往任何時候都更加重要。

電子數據保留在很大程度上取代了維護紙質文件的檔案。在任何類型的數據保留程序中都應包括許多不同類型的文件。所有電子通信，尤其是電子郵件和受密碼保護的文件和其他文件，在保留過程中是必不可少的。與電子信函一起，任何類型的協議、合同或其他文件，包括由公司提出或為公司提出的法律索賠，即使這些文件被更新的版本所取代，也必須予以保留，客戶發票和記錄、員工申請和人事檔案內容以及醫療保健數據等紙質文件也必須以高效的方式存檔，這是最重要的原因之一創建和維護可靠的數據保留程序與法律問題有關。簡單地說，任何與業務運營有關的文檔都可能包含在發生訴訟時對業務有幫助的信息保存的文檔使重建相關事件和時間表變得更容易，并證明公司官員就特定法律問題所做和未做的陳述。假設數據保留計劃是徹底的，高效地歸檔文檔可以為企業節省大量時間和任何類型的法律訴訟的資金，包括稅務問題、涉及員工的事件或與客戶簽訂的契約。除了提供對解決法律問題至關重要的信息外，良好的數據保留習慣同時還提供了向客戶提供卓越支持的可能性。跟蹤特定客戶數年前發生的事件的能力可能為管理當今最重要的問題鋪平道路，或者為一些新產品或服務提供靈感，這些新產品或服務可能對多個客戶有吸引力。根據存檔數據編制報告的能力可以確定趨勢并激發想法，而這些想法在其他情況下是不明顯的。從這個角度看，數據保留不僅僅是創建和維護過去的記錄，還包括創建一種資源，以幫助增強未來業務的前景。