業務流程文檔的最佳提示是什么(Best Tips for Business Process Documentation)？

業務流程文檔是創建與特定業務流程或流程相關的步驟的書面記錄的過程。此類文檔有助于標準化流程和建立最佳實踐。創建清晰、有效的流程文檔的技巧包括使用易于理解的語言，讓多方審查文件并編寫詳細的文檔和簡化的備忘...

業務流程文檔是創建與特定業務流程或流程相關的步驟的書面記錄的過程。此類文檔有助于標準化流程和建立最佳實踐。創建清晰、有效的流程文檔的技巧包括使用易于理解的語言，讓多方審查文件并編寫詳細的文檔和簡化的備忘單。

編寫清晰、有效的流程文檔的一個技巧是使用易于理解的語言許多公司為培訓目的而創建業務流程文檔。這意味著許多理解程度不同的個人可能會閱讀這些文檔。為了確保最大程度的有效性，過程文件應該容易被任何可能使用它們的人理解。專家通常建議使用相當于九年級閱讀水平的語言編寫此類文件還應避免使用技術或行業術語。當必須使用首字母縮略詞或行業術語時，首先應該對它們進行明確的定義。在創建業務流程文檔時，最好包括一個定義列表。雖然業務流程文檔通常由擅長開發此類文檔的個人完成，但是重要的是讓其他人在文件投入使用之前對其進行審查如果編寫文件的人員不是記錄過程的專家，則該專家應進行審查，以確保內容在技術上是正確的。文件還應至少由一名完全不熟悉該過程的人員進行審查，以防任何不清楚的說明或遺漏的步驟可以識別。詳細的文檔是業務流程文檔的重要組成部分。這些文檔解釋了流程中涉及的所有步驟，還可以提供其他信息，例如軟件程序要求，各種步驟的法律限制和聯系信息。雖然文檔對于完整解釋過程至關重要，但它們可能太長或太大，無法日常使用。解決此問題的方法是創建作弊一種只處理最關鍵步驟的表格，在閱讀了整個流程文檔后起到提醒作用。這些備忘單應該提供一種簡單的方法來查找每個步驟的基本信息。最好在完整的文檔中提供可以找到信息的頁碼或章節號，這樣讀者就可以如果他需要更多細節的參考資料。這類表格通常以流程圖或大綱的形式呈現。