數字歸檔系統的好處是什么(Benefits of a Digital Filing System)？

數字歸檔系統的好處是多方面的，包括降低公司成本、環境效益、增加分類、查找和移動文檔的便利性。建立數字歸檔系統的初始過程可能會更具挑戰性，但許多辦公室發現無紙化辦公室，即使是半無紙化的辦公室，隨著時間的推移，對公...

數字歸檔系統的好處是多方面的，包括降低公司成本、環境效益、增加分類、查找和移動文檔的便利性。建立數字歸檔系統的初始過程可能會更具挑戰性，但許多辦公室發現無紙化辦公室，即使是半無紙化的辦公室，隨著時間的推移，對公司也有好處。像這樣的數字歸檔系統的另一個好處是，它允許辦公室在更小的環境中運行，因為在紙質文件歸檔系統中存儲文件不需要很大的空間。拿著光盤的女人在許多不同的辦公環境中，可以建立數字文件歸檔系統，即首先將紙質文件掃描到計算機上，或者在計算機上簡單地創建文件。如果需要，可以打印文件，例如郵寄給客戶，但是，辦公室員工可以在不浪費紙張的情況下訪問計算機上的文檔。減少紙張和打印機的使用可以為公司節省大量資金。此外，這對環境更有利；即使一個辦公室回收了大部分紙張，紙張的生產仍會對環境。數字歸檔系統的存儲完全在硬盤上進行。這使得成千上萬的文檔可以存儲在一個小區域，從而節省了寶貴的辦公空間。硬盤驅動器在不斷增加存儲空間的同時，物理大小也在減小，這是另一個好處。此外，文檔副本可以為了安全起見，備份到不同位置的其他許多硬盤驅動器上，通過使用密碼和加密等工具可以使它們更加安全。搜索和提取文檔變得更加容易在硬盤上執行搜索通常最多只需要幾分鐘。然后，文檔就可以很容易地訪問、修改、發送電子郵件或打印出來。一些公司發現，他們無法完全實現無紙化，甚至可以減少紙張使用量，例如使用數字歸檔系統來存儲較新的文檔，如果辦公室想要實施一個數字歸檔系統，就需要額外的工具，如掃描儀，而且將文件轉換成數字表格需要相當長的時間，但一旦系統建立起來，維護起來就相對容易了。