信息請求可作為評估潛在供應商的基本業務流程雖然信息征詢與征求建議書或征求建議書有一些共同的特點,客戶傾向于將RFI用作收集基礎數據的手段,以便為決定將選擇哪些供應商接受正式提案的邀請做好準備。典型的RFI在客戶背景方面提供的信息不多,而且往往更側重于一般商業慣例,供應商提供的貨物和服務的范圍,有時還包括標準公布的價格。相比之下,RFP通常會超出這些基本信息,提供關于客戶的額外數據,根據數量使用情況要求定價,并邀請供應商對客戶的特定需求提供解決方案從這個角度看,信息請求可以被視為一種收集信息的手段,然后對這些信息進行評估和利用,以確定下一步的進程,客戶可以將RFI發送給多個提供所需基礎產品的企業。收到所有回復后,客戶會比較每個回復的優點,最終將RFP候選列表縮小到少數幾個。此時,成功通過此初步階段的供應商將被邀請提交提案,通常使用潛在客戶提供的請求和指定格式。在沒有長期合同協議的情況下,信息請求也可以用作評估潛在供應商的基本業務流程在這種情況下,RFI的目的是確定對客戶可能不時需要的商品和服務提供最具競爭力的標準定價的供應商,當地企業可以向所有當地辦公用品商店發出RFI,以了解哪家商店的一般辦公用品價格最低,如果訂單超過一定數量,哪些商店會提供批量折扣,以及誰交付訂單而不收取送貨費。數據保存在檔案中,允許小企業在需要時決定在哪里購買辦公用品。
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