保存電子記錄的最佳技巧是什么(Best Tips for Electronic Records Retention)？

電子記錄保留只不過是建立一個系統來備份工作場所內的重要數據，好消息是，在適當的設置下，大部分備份都可以自動完成。然而，許多企業都犯了將有價值的文檔備份到多個服務器上的錯誤，這可能會創建成百上千個重復文件，占用空間...

電子記錄保留只不過是建立一個系統來備份工作場所內的重要數據，好消息是，在適當的設置下，大部分備份都可以自動完成。然而，許多企業都犯了將有價值的文檔備份到多個服務器上的錯誤，這可能會創建成百上千個重復文件，占用空間并最終減慢服務器速度。對于傳統備份（如文書工作和光盤）也是如此，一旦實施了完善的電子記錄保留系統，保留重復備份就毫無意義了建立這樣一個系統通常需要互聯網技術經驗，而且由于在線備份通常是電子記錄保留包的一部分，信息應該永遠受到保護。

在線備份可以在龍卷風等災難性事件中保證公司信息的安全在實施電子記錄保留計劃之前，用戶必須準確考慮需要在多個位置存儲什么。例如，許多員工全天訪問的業務文件應保存在每個單獨的計算機系統上，但是，處理前客戶或稅務信息的文件應該安全地放在主機上，因為這種類型的文件很少需要。電子記錄保留程序的另一個重要功能是能夠在一段時間后清除不必要的文件，使整個網絡保持如可能這些任務不僅有助于簡化信息在整個工作場所的分發速度，而且還為每個員工在處理公司數據時遵守的標準電子記錄保留的另一個關鍵方面是實施定期自動備份，此任務可以設置為每周、每天甚至每分鐘運行一次。除了將文件放在一個集中的服務器上之外，許多公司還實施到外部驅動器、遠程驅動器的備份，或者一張光盤（CD），以確保數據始終存在于兩個獨立的位置。而對于許多人來說，這個過程似乎是不必要的，電路中的過載可以有效地擦除公司內的所有硬盤。由于數據存儲在不同的地理區域，因此在線備份變得尤為流行，因此即使颶風或龍卷風這樣的災難性事件摧毀了每一個硬件，該公司的信息仍然是安全的。電子記錄保留的另一個聰明的方面是實際驗證備份確實發生了，因為像損壞的以太網線這樣簡單的事情可能會妨礙信息的妥善保存。許多企業錯誤地認為自動備份不會受到災難的影響，但事實并非如此，每個人都應該至少每月或每次執行新文件或程序時驗證數據是否正確備份。