什么是自動化秘書(Automated Secretary)？

自動秘書是一種在辦公室里傳送電話的設備。這些設備通常被小企業用作在辦公室和不需要的電話（如電話銷售員或錯誤的號碼）之間提供基本過濾的方式。較大的企業通常會有一個實實在在的秘書來執行這項功能，使自動化秘書變得...

自動秘書是一種在辦公室里傳送電話的設備。這些設備通常被小企業用作在辦公室和不需要的電話（如電話銷售員或錯誤的號碼）之間提供基本過濾的方式。較大的企業通常會有一個實實在在的秘書來執行這項功能，使自動化秘書變得多余。這一術語通常與虛擬秘書同義，但兩者實際上是截然不同的。虛擬秘書是一個實際的人，而不是企業內部存在的人。在大多數情況下，手持電腦的人，自動秘書是一個小盒子，插在電話和墻壁之間的電話線上。當一個已知的和批準的號碼呼叫電話線時，秘書將允許電話直接打到電話上。如果一個未經批準、未知或受限的號碼呼叫，自動秘書將攔截它。一般來說，這種類型的攔截意味著自動系統應答呼叫并向呼叫者請求基本信息。在獲得問題的答案后，設備將呼叫已連接的電話并將該信息轉發給接受者，然后接受者可以選擇接聽電話。如果號碼是壞的，或者接受者拒絕呼叫，呼叫將被路由到語音信箱或簡單地斷開連接。一個常見的錯誤是假設虛擬秘書和自動化秘書是同一件事。虛擬秘書是一個獨立的承包商，在遙遠的地方擔任秘書。通常，這些工作人員將有一個家庭辦公室，并執行共同的秘書工作，通常為幾家不同的公司工作。共同的任務包括接電話、抄寫信件或講話錄音以及安排旅行。盡管這兩類秘書有很大的不同，但他們的總體方法是相似的通過去除傳統秘書的空間和成本，企業能夠以更低的管理費用運行。這使得企業能夠在傳統系統下破產的水平上運行。此外，使用虛擬秘書的自動電話功能通常可以使企業看起來更大，并且更有條理。就虛擬秘書而言，工作外包提供了額外的好處。一個工人可以同時為多家公司工作，而不是被迫做一份兼職工作。此外，在家工作允許有小孩的人，殘疾或無法預測的工作時間安排。

發表于 2020-09-15 19:08
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分類：業務辦理

什么是自動化秘書(Automated Secretary)？

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