文件管理流程是什么(Document Management Process)？
文件管理過程是一個組織和存儲文檔以備將來參考的系統。這個過程可能是初級的，比如有人把收據放在一個幾乎沒有組織的鞋盒里。這個過程也可能非常復雜，比如一個公司設計了一套復雜的掃描儀來收集，組織并保存從預先設計的...
文件管理過程是一個組織和存儲文檔以備將來參考的系統。這個過程可能是初級的，比如有人把收據放在一個幾乎沒有組織的鞋盒里。這個過程也可能非常復雜，比如一個公司設計了一套復雜的掃描儀來收集，組織并保存從預先設計的表格中提取的信息，這些表格在被編目和歸檔到倉庫之前被分配了參考號，文件管理的基本要素已經制定。
可以掃描文檔的硬拷貝并將其數字存儲以供以后訪問一般來說，文件管理堅持這樣一個理念：為了一個共同的目的，需要按照某種計劃收集、整理和歸檔文件。在大多數情況下，使用文件管理是因為個人或公司計劃使用，或必須考慮到未來的需要，文檔中的信息。這些文檔中的信息通常可以根據某種類型的需要或目的進行統一或分組，例如會計、歷史或法規遵從性在小范圍內，任何個人納稅人在組織稅務文件進行年度備案時，都會采用文件管理流程，一般情況下，年度所需的文件都會集中在一個便于查找的地方，如檔案柜中的文件夾單據的統一性，如收據、賬單、供款和納稅申報表，包括填寫年度納稅申報表和擁有支持納稅申報表條目的必要文件的總體要求。當提交申報表并附上證明文件時，所產生的信息和文件包通常與上一年度的納稅申報表放在一起，按年度組織。這是文檔管理的基本形式。文檔管理也可能是復雜、復雜、多步驟和昂貴的。特別是對于大型公司在收集消費者信息時，有效的文件管理至關重要。例如，一家金融機構通常在投資前就有一位投資者參與完整、嚴格的文書工作。監管機構可能要求該機構不僅從客戶那里收集具體信息，但要以某種方式組織信息，并在規定的時間內以可訪問的格式保存文檔公司收到初始文件后，可以將硬拷貝表格掃描成數字圖像并發送到計算機數據庫網絡中，以便收集和組織信息。然后，可以為硬拷貝分配一個參考號，根據日期和時間戳將其放入一個盒子中，并將其發送到使用自己的一組文件管理過程。如果需要硬拷貝來澄清爭議或滿足監管要求，則可以從大量類似文件中輕松檢索。
可以掃描文檔的硬拷貝并將其數字存儲以供以后訪問一般來說，文件管理堅持這樣一個理念：為了一個共同的目的，需要按照某種計劃收集、整理和歸檔文件。在大多數情況下，使用文件管理是因為個人或公司計劃使用，或必須考慮到未來的需要，文檔中的信息。這些文檔中的信息通常可以根據某種類型的需要或目的進行統一或分組，例如會計、歷史或法規遵從性在小范圍內，任何個人納稅人在組織稅務文件進行年度備案時，都會采用文件管理流程，一般情況下，年度所需的文件都會集中在一個便于查找的地方，如檔案柜中的文件夾單據的統一性，如收據、賬單、供款和納稅申報表，包括填寫年度納稅申報表和擁有支持納稅申報表條目的必要文件的總體要求。當提交申報表并附上證明文件時，所產生的信息和文件包通常與上一年度的納稅申報表放在一起，按年度組織。這是文檔管理的基本形式。文檔管理也可能是復雜、復雜、多步驟和昂貴的。特別是對于大型公司在收集消費者信息時，有效的文件管理至關重要。例如，一家金融機構通常在投資前就有一位投資者參與完整、嚴格的文書工作。監管機構可能要求該機構不僅從客戶那里收集具體信息，但要以某種方式組織信息，并在規定的時間內以可訪問的格式保存文檔公司收到初始文件后，可以將硬拷貝表格掃描成數字圖像并發送到計算機數據庫網絡中，以便收集和組織信息。然后，可以為硬拷貝分配一個參考號，根據日期和時間戳將其放入一個盒子中，并將其發送到使用自己的一組文件管理過程。如果需要硬拷貝來澄清爭議或滿足監管要求，則可以從大量類似文件中輕松檢索。
- 發表于 2020-08-12 08:33
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