什么是文檔管理(Document Management)？

企業和其他組織以及處理大量信息的個人都需要文檔管理系統來歸檔、保護、檢索和共享這些信息。文檔管理是一個有組織的系統，它系統地處理、存儲和恢復文檔以及其中的數據。對于硬拷貝，或者紙質文檔，這個過程可以簡單地稱...

企業和其他組織以及處理大量信息的個人都需要文檔管理系統來歸檔、保護、檢索和共享這些信息。文檔管理是一個有組織的系統，它系統地處理、存儲和恢復文檔以及其中的數據。對于硬拷貝，或者紙質文檔，這個過程可以簡單地稱為歸檔系統。

處理大量信息的企業需要文檔管理系統來歸檔、保護、檢索和共享這些信息文件管理是一個更現代的版本，通常涉及文件和其他文件的電子制作、存儲和檢索，為那些有許可證的人提供安全訪問。除了典型的文件，例如文本文件或紙質文檔的掃描副本，文檔管理還可能包括音頻和視頻文件、電子郵件、傳真、報告、照片、字體、圖形和其他圖像。文檔管理軟件是為了引入"無紙化"辦公室而創建的。當意識到這種商業模式不可能完美時，新的模式開始將紙質和電子文檔管理結合起來。由于組織有著不同的需求，文檔管理系統是專門為解決信息分類和管理的特定方面而設計的，例如銀行業如今，銀行不再把作廢的支票和銀行對賬單一起寄出，而是制作支票的微型數字副本，并根據需要打印出來。銀行還保留一份副本以備記錄。實際的支票可能會被銷毀或保存在一個安全的地方，以備電腦出現故障或數據損壞時進行備份另一個很好的例子是廣告公司，與其使用高級空間來保存故事板和演示材料，這些項目可以轉化為數字數據。一個完整的廣告活動可以轉換成存儲在計算機上的幾個文件或文件夾，以后可以訪問這些文件或文件夾，根據需要分發或打印。文檔管理可以有效地簡化任何辦公環境。通過對信息進行分類和方便地存儲，并使其易于訪問，這一過程有助于員工更有效地工作。文檔管理不僅節省空間和時間，還節省了資金。因為它比典型的歸檔系統效率高很多，它還可以減輕工作場所的壓力。

發表于 2020-08-14 04:53
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分類：業務辦理

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