有哪些不同類型的文檔保留要求(Different Types of Document Retention Requirements)？

企業主和個人通常被建議為商業、稅務和法律目的遵守標準的文檔保留要求。所需時間的長短取決于所討論文檔的類型。保留業務文檔的某些要求可能最短為一年，也可能是無限期的。在美國，有建議的聯邦保留要求和州保留要求，在...

企業主和個人通常被建議為商業、稅務和法律目的遵守標準的文檔保留要求。所需時間的長短取決于所討論文檔的類型。保留業務文檔的某些要求可能最短為一年，也可能是無限期的。在美國，有建議的聯邦保留要求和州保留要求，在某些情況下，這些要求相互沖突。還有一些文件保留要求是針對業務記錄和其他涉及稅務記錄的要求。

物業稅記錄應無限期保留。業務記錄必須通常由公司秘書或小企業主保存一段時間，由地區和國家法律確定。原因是客戶和其他人可以起訴企業，這些記錄可能會作為民事訴訟中發現過程的一部分傳喚。政府也可能因為針對企業所有者或公司的刑事訴訟。根據某些司法管轄區的法律，某些業務記錄必須無限期保存，例如公司章程和企業擁有的不動產契約。通常在三年后可以處理的記錄包括銀行對賬單，庫存記錄和雇用申請。

由于業務、稅務和法律方面的原因，人們必須持有各種文件。此外，還存在與稅務記錄相關的文檔保留要求。例如，美國國稅局建議，就業稅記錄應在最初的納稅申報到期日后至少保存四年，而財產稅記錄通常被無限期保存其他稅務記錄，如納稅申報后的退稅申請，應至少保存三年，或者如果個人在提交納稅申報表后欠稅，稅務專家通常建議納稅人在申報后保留7年的記錄，以確保他們不會接受稅務審計，這可能發生在提交納稅申報表多年后。準備和計劃訴訟或在發生訴訟時提供保護是個人遵守標準文件保留要求的其他原因。建議個人出于法律目的無限期保留某些記錄，包括重要記錄，如出生證明和收養證明。通常建議承租人保留租約直到訴訟時效到期，這意味著房東或承租人不能再根據租約提起訴訟。