解雇信通知員工他/她將被解雇信件應及時明確地告知某人其終止雇傭關系的原因。如果某人因在指定區域外吸煙而被解雇,毫無疑問,這是原因所在。除了雇員的行為外,許多寫信人還會陳述其違反的政策,并將其告知如果她愿意,可以在其中審閱此策略的收件人例如,解雇信可能會說:"這個決定是根據公司的拖期政策做出的,你可以在員工手冊第11頁上查閱這一政策。"雇主何時可以發布這一文件通常是確定的根據公司的紀律政策,公司的紀律政策會有所不同,員工通常只有在采取了其他紀律措施后才會收到解雇信。然而,也有一些情況需要立即解雇員工如果采取了其他措施,通常會詳細列出這些措施。在解雇信的正文中,作者可能會說明日期和所采用的紀律類型。促使這些行為發生的原因也可能會被具體列出。如果員工做出承諾、達成協議,或者承認如果她將來以某種方式行事,她的工作將面臨危險,她很可能會被提醒這一點在某些情況下,解雇信中傳達的終止不是絕對的和最終的。接收者可能有機會上訴。如果是的話,應該溝通完成這項工作的方式和時間框架。為了專業起見,為了避免文件被誤認為是惡作劇,最好是用公司的信頭打印,并寫上作者的姓名和職位。
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