書記員通常被授予有限的實際權力,以便優秀的客戶服務。理想情況下,一個實際的權威機構已經從委托人那里得到了明確的書面授權,因為這是最安全的法律文件,可以作為法律權力的依據。例如,主管可以給售貨員書面許可,在顧客投訴的情況下打折銷售價格。售貨員是一個實際的權力機構,有權打折以滿足顧客的要求。如果雇主后來將此事告上法庭,并聲稱店員的行為超出了授權范圍,法院可以根據文檔,書記員沒有越界。
實際授權是指由于隱含或明確授權而被授權代表另一方作為代理人的一方在隱式權限中,特定的權限不是被授予的,而是由合同或協議的性質所隱含的,因為這是執行一項任務所必需的。在這個例子中,主管可能表示職員可以合理地采取行動,盡快解決客戶的投訴。而職員沒有得到明確的許可提供折扣,辦事員可以決定這樣做,因為這可能是對投訴最迅速的解決辦法。在口頭許可的情況下,可以作為一個實際的權威機構行事,雖然如果代理人的行為后來在法庭上受到質疑,這可能會成為一個問題。如果一個人給予代理人口頭許可,最好是對代理人的記錄進行書面確認。如果發生爭議,這份文件提供了證據,證明雙方都了解權力的范圍和限制。否則,一個案件可能會成為一個嚴重依賴證人證言的案件,而證人并不總是可靠的無論代表是否是一個真正的權威,人們都可以要求確認。這可能包括一張授權卡或員工身份證,以確保討論的一方代理人準確地代表第三方。同樣地,律師和像醫療保健代理人這樣的代理人也可以攜帶授權的法律文件。這些文件作為證據,證明某人正在與一個在法律上被允許做出決定的實際權力機構打交道。
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