什么是無紙辦公室(Paperless Office)？

無紙化辦公室是一種工作環境，其大部分或全部文件都以數字形式進行操作，以電子方式存儲并易于存取。它基于這樣一種理念：傳統辦公室的許多以前以紙張為基礎的功能已經數字化。隨著計算機在西方工作環境中的普及，意見領袖們...

無紙化辦公室是一種工作環境，其大部分或全部文件都以數字形式進行操作，以電子方式存儲并易于存取。它基于這樣一種理念：傳統辦公室的許多以前以紙張為基礎的功能已經數字化。隨著計算機在西方工作環境中的普及，意見領袖們開始設想這樣一個工作場所：數字化經營不僅可以簡化業務流程，而且可以在很大程度上消除對紙張的需求無紙化辦公室的基本思想是，在大多數情況下，在大多數行業中，文檔不需要打印。例如，合同可以在一個辦公室，通過電子郵件發送給各方，并以電子方式簽字，各方提供一份經認證的簽署文件副本。藍圖可以在線存儲和訪問，施工進度以數字方式跟蹤。餐廳可以通過將其食品訂購系統數字化來簡化運營并將錯誤降到最低通過電子方式進行至少部分財務交易。

采用電子醫療記錄減少了醫生和其他醫療機構所需的管理時間專業人士除了簡單地減少工作場所的紙張量外，數字化文檔的一個顯著優勢是，每個人都可以立即獲得最新版本。在醫療保健領域，獲取準確、最新的信息尤其重要，因為在醫療保健領域，患者記錄通常保存在各種不同的紙質文件中位置。當依賴這些文件時，出錯的可能性很大。然而，有些患者將其相關的醫療數據存儲在數字存儲設備上，每當他們訪問醫療保健專業人員時，該設備就會更新。這些設備通過中央數據庫中維護的記錄進行鏡像，對減少醫療專業人員對紙張的依賴和對相關問題的脆弱性做出了重大貢獻。與數字化記錄相比，紙面文檔有很多缺點。紙質文檔需要大量的員工處理時間—創建文檔，然后存儲和檢索文檔。郵寄給紙張處理又增加了一層時間和金錢。紙質文檔也必須按字母順序或按創建日期存儲，檢索紙質文檔的唯一方法就是知道它是如何存儲的。此外，管理者們敏銳地意識到，一份錯誤的文件往往是一份丟失的文件。無紙化辦公室最重要的障礙之一是人為因素，也就是說，大多數企業傳統上都是以紙張為導向的，這很難做到改變舊習慣。例如，許多電子文件只是作為日常事務經常打印和歸檔此外，打印機和復印機的先進性和能力的不斷提高，使人們能夠打印出以前只能從商業打印機獲得的高質量文件，但其成本只是其成本的一小部分。這導致了世界范圍內的印刷狂潮；從無紙化辦公室第一次出現到2000年，據估計，全球各類紙質文件的產量翻了一番。然而，從那時起，產出趨于平穩，隨后開始下降。實行無紙化辦公可能會產生良好的環境效益。紙張的生產造成森林砍伐和污染，除此之外，據說會加劇全球變暖的溫室氣體的產生。此外，在文件制作過程中使用的墨水本身可能含有有害成分，這些成分在體積上也會對環境產生不利影響許多檔案可以數字化，實施無紙化計劃的企業將掃描現有的紙質記錄作為這些計劃的一部分。許多公司發現，他們一直在存儲許多不需要的紙質記錄，除了減少紙質文檔的存儲量外，經歷過數字化程序的組織還能夠將空間重新分配給文檔存儲以外的其他用途

醫生所需的大量文書工作使其很難在醫療保健領域向無紙化辦公室邁進。