如何選擇最佳的采購訂單系統(Choose the Best Purchase Order System)？

采購訂單系統是指個人為公司使用而請求購買貨物和服務時必須經過的一系列步驟。這些系統為跟蹤公司財務資源的流動提供了一個審計跟蹤。系統的業務環境中存在多個系統。其中大多數集中在公司的會計和內部單據系統。選...

采購訂單系統是指個人為公司使用而請求購買貨物和服務時必須經過的一系列步驟。這些系統為跟蹤公司財務資源的流動提供了一個審計跟蹤。系統的業務環境中存在多個系統。其中大多數集中在公司的會計和內部單據系統。選擇最佳的采購訂單系統需要考慮與公司業務系統相關的許多因素。

當請購單到達時采購部，企業主和經理應該決定他們是要使用手動還是自動的采購訂單系統。手工系統通常包括紙張的使用包含按順序編號的采購訂單的筆記本。在提交審批之前，員工將填寫表格，通常需要供應商、價格、數量、說明和會計代碼。這些文件通常包括存檔的副本。自動化系統的工作原理類似，但是，員工將使用公司的業務或會計軟件并填寫電子采購訂單文檔。

采購訂單系統通常包括一份副本存檔在選擇采購訂單系統時，公司正常操作生成的采購訂單數量會起到很大的作用，如果使用手工系統，會變得很繁瑣，會導致單據丟失，導致員工重新創建采購訂單，根據適用的聯邦或州法律，公司通常必須將這些文件保存幾年。一個自動化的采購訂單系統可以緩解這些問題，盡管學習和使用計算機版本可能需要更多的培訓選擇采購訂單系統時要考慮的其他因素包括使用采購訂單的員工數量和公司采購辦公室的位置。允許多個員工訪問和創建采購訂單可能要求公司手頭有更多的紙質文檔或更多的用戶名來訪問采購訂單模塊。在下訂單時，大型組織通常會有一個采購部門或采購經理來處理采購訂單。讓多個人提交采購訂單可能會在采購部門造成信息溢出。公司可能需要限制對采購訂單系統的訪問為了避免這個問題。公司還需要考慮采購訂單如何流入會計部門。會計部門的個人必須能夠方便地訪問系統，以便在付賬單。審計人員還需要訪問權來確定信息是如何在公司內部流動的無法通過系統中的每個步驟跟蹤采購訂單可能會導致文檔更改，從而影響公司現金管理流程的重要部分。

一份好的采購訂單系統應便于確保所有訂購的物品均已交付。