在采購領域,投標書用于描述潛在供應商對招標書(RFP)的響應投標書的格式因行業而異,但它們都有相同的基本要求。任何投標響應中最重要的部分是截止日期。所有RFP都在文件中明確規定了截止日期和時間。在此日期之后收到的任何回復都不能被接受或包含在評審過程中。合同法對此問題非常明確,許多公司已被錄取向在投標截止日期后提交投標書的公司提起訴訟,法官總是對按時提交投標書的原告有利,并可判給除訴訟費外的損害賠償金
每份投標書的第一部分是對投標申請書作出回應的公司的概述。每份投標書的第一部分是對征求建議書。通常情況下,公司應包括行業背景,突出類似規模或更大的成功項目,以表明其有能力滿足公司的要求。如果公司在股票市場上市,這應該包括在背景部分,以及新聞稿、公司網站和執行官名單。響應部分將受到客戶的最大關注。因此,它應該專注于逐點滿足要求。許多公司使用RFP的結構來格式化他們的回復,將每個部分關聯起來,以便客戶更容易進行比較。回復中所需的其他支持性文件應作為附錄文件列出,并適當編制索引。許多公司在評估矩陣中將響應作為標記項列示,這使得響應的努力非常值得確定。定價通常是投標書的一個單獨部分。如果提供了多種定價方案,則回復應明確說明主要價值,以及不同備選方案的定價許多采購合同包括經常性費用,如許可證或年度維護費。該價值應在本節中提供,并明確說明期限。接受投標書的任何限制必須包含在響應中。這包括接受報價的時間線、開始工作的時間安排、資源的靈活性以及其他問題。付款條件通常也會顯示在響應中,以便談判過程可以開始。
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