供應管理包括檢查庫存。對于許多公司來說,供應管理流程始于一個中央采購部門或集團,該集團積極協調原材料、備件和供應品的采購,甚至包括復印紙等物品的采購,鉛筆和打印機墨盒。采購小組將尋求成本效益高的供應商,并建立關系,使公司能夠根據需要或根據預先確定的時間表(如有必要,可進行修改)采購項目。然后,采購小組協調項目的交付,以便它們到達工廠有效的供應鏈管理尋求在維持適當的庫存水平和維持較低的管理費用之間取得平衡成本。對于許多從事供應管理的人來說,管理整個流程的一個由來已久的概念被簡單地稱為使用量。使用量是指在給定的時間范圍內(例如一個日歷月)常規使用的給定項目的單位數量。確定平均使用量對供應經理很有幫助,因為它可以預測當前供應將耗盡的時間,并且有必要在需要之前訂購更多的單元進行交付。
小型組織中的供應經理可能會找到供應商通過采購與使用的協調,供應管理流程完成了兩件事:第一,這一過程使設計和保持在一個可行的預算中成為可能,確保保持公司功能所需的材料和其他項目始終存在。第二,有效的供應管理也使實施負責任的庫存控制變得容易,將任何給定項目的現有單位數量保持在一定水平內,從而最大限度地降低公司在原材料、在制品上的稅負,自動化系統可以讓大公司的管理者快速準確地清點資源和供應品過去,供應管理流程在很大程度上依賴于一個手動記錄保存流程,該流程跟蹤公司使用的每一個采購項目的訂購、接收和支付情況。作為這些手動記錄的一部分,根據發放日期計算公司內不同部門的使用情況是至關重要的,當收據和支出過賬到數據庫時,供應管理軟件會自動處理許多計算。這使得供應經理能夠快速運行報告,指出下周應重新訂購哪些項目以及每個項目應訂購多少單位
為辦公室提供復印紙和墨盒是供應管理的一個典型組成部分,其中一些供應更為穩健管理軟件程序甚至能夠創建電子版和硬拷貝的內部訂單審批表,例如提交給中央采購部門并分配發票號以在實際訂單上引用的請購單。這種類型的軟件通常可以創建訂單履行表單并將副本分發給授權部門一旦材料在使用地點實際收到。
供應經理負責采購新的辦公設備。
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